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（一）标题
一般而言，表扬信的标题单独由文种名称构成。
位置在第一行正中。
（二）称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或者个人的名称。
写给个人的表扬信，应在姓名后加上“同志”
或“先生（女士）”
等字样，后面加冒号。
若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
（三）正文
正文的内容要另起一行，空两格写，一般要求写出下列内容：
1.交代表扬的事由
用概述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。
叙述要清楚，突出最本质的方面，用事实来说话，少讲空道理。
2.指出行为的意义
在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。
如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好品德。
（四）结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。
要是写给个人的表扬信，则应适当谈些“深受感动”
、“值得我们学习”
等方面的内容。
并要求在结尾处写上“此致敬礼”
等结束用语。
但“此致”
、“祝”
、“谨表”
、“向你”
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