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会前准备
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任何会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，“凡事预则立，不预则废”
。
对会议作出事先安排与准备，是提高会议效率的必要条件。
会前准备工作的程序如图5-1所示。
中小企业的例会，准备工作不十分复杂。
而对一些重要的大型会议，往往需要从办公部门抽调人员组建筹备组，严格按程序作会前准备。
所以，会前准备要视具体会议规模和重要性而定。
在这里，把握会前准备要领是很重要的。
1．明确与会者
对企业来说，真正创造价值的领域是生产经营过程，而不在会场上。
减轻每个企业成员的会议负担，无疑是一种人力资源的节约，使更多的人能为企业创造价值。
现实生活中，很多人把开会当作一种“待遇”
，当作一种身份和地位的象征；更有一些人习惯于在会议桌上实现自我价值，寻找自我感觉，寻求各自所要的东西等，结果使会议流于形式，或议而不决。
提高会议效率，应从确定与会者开始。
应该把每一个与会者当作一项“资源”
，而不是一种“名份”
。
资源的利用按“需要”
而定。
确定与会者的关键，不在于谁有资格参加，而在于弄清谁必须参加，即弄清下列有关问题：
·与会者与会议所要实现的目标是否负有直接或主要责任；
·与会者同会后的行动是否直接相关；
·与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；
·与会者是否有能力或有权力形成一项决议；
·与会者是否多余或可有可无；
·与会者是否能全身心投入会议；
·与会者是否会妨碍会议总体成效；是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量。
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