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如一位经理告诉他的秘书应该这样处理文件：
1．把每天的文件进行分类，把最重要的、急需领导本人亲自处理的文件挑出来，并统一放在文件夹中，这样领导一上班就能立即进入工作状态。
2．把“信息”
类文件放到公文包里，在上下班的路上阅读，这类信息包括同行业间的发展动态、关于某件事情的长期计划安排等。
3．可看可不看的文件，由秘书自己处理。
企业管理者在处理重要信件时，要做到每件只处理一次，也就是说，一旦打开一份文件，就要一次性把它处理好，不要处理了一半就放下，如果这样处理，当再一次看到这份文件时，就有可能由于疏忽而忘记了文件的关键内容，只好再从头看，这样就会浪费不少时间。
当然，不是所有文件都可以立即处理完，有的文件所涉及的事情需要用几个星期，甚至几个月时间才能解决，这就需要把这种文件单独列出来，在合适的时候再慢慢处理。
有些文件所涉及的事情重大，必须向上级领导请示或者和其他同事商量才能作出决定，对这样的文件，也要尽早处理，并把自己的意见转告他人。
另外，不要对那些没有价值的文件反复修改。
一位秘书抱怨老板总是过于追求完美，要求他把每封信都要打上三遍草稿，然后再发出去，其实这样做浪费了秘书很多宝贵时间。
最后，管理者要严格要求自己的秘书，确保秘书撰写的文件都能立即发出去，不需要作任何改动。
这样才能减少秘书的工作量，让他们把时间花在那些重要的工作上。
工作时间不闲谈
有效利用时间，是创造最大效益的关键因素。
为什么同样的时间、同样的工作量，有的人能够轻松完成，有的人却只完成了一半？关键原因是有的人上班时间闲聊天，浪费了大量时间，影响了工作。
在上班时间内，常常能听到这样的对话：
“下班后，我们去超市逛逛吧，那里的很多日用品都在打折。”
“听说有个大学副教授生了二胎，被学校辞退了。”
“财务部的经理准备和他的妻子离婚，据说是因为妻子有了外遇。”
“小李买房子啦，据说有一大半购房款是他丈母娘给的。”
……
如果仔细倾听，这些在办公室里窃窃私语的人，他们的谈话内容几乎与手头工作没有任何关系。
当然，他们在谈话时，也就停下了手里的工作。
事实上，上班聊天是最浪费时间的行为，不但影响自己的工作，降低工作效率，还会影响到周围同事的工作。
更重要的是，由于闲聊分散了精力，工作中容易出现差错，给公司造成损失，也会影响自己的发展。
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