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报导的内容所占版面较大时，必须先将报导剪贴后再复印，若是复印机没有缩小功能，就必须增加很多剪贴的手续。
使用复印机最好选用有自动输送纸张功能的复印机。
每个人应该都有这样的经验，在复印时，要一张张反复地打开盖子，按开关，实在很麻烦，又浪费时间，可是，若有了自动送纸功能，资料整理好，开关按了之后，机器就会自动地运行，实在便利。
有缩小和自动输送纸张功能的复印机，价格多少会贵一点，可是长远来说，应该是很划算的。
3．档案的尺寸、厚度要全部统一。
海子的事务所里，档案一律统一以B5规格的纸复印、整理。
档案大小、厚薄不同的话，整理起来会非常麻烦。
如果从开始就统一样式，将可缩短查阅时间，连尺寸也统一的话则不论复印、整理均会非常轻松。
采用B5尺寸有两个理由，其一，由于工作的性质，所有资料格式必须和政府机关使用的相符。
其次，现在一般复印纸都使用A开及B开两种规格，在复印时有些许的不同：A4在复印时可印较B5版面大的文件，而A3可印更大的版面，但A3必须用较大的机器，因此考虑使用的方便，B5是最合适的。
因此，在海子的事务所，文件一律统一用B5纸，而活页纸、封面、索引、透明套子等全部统一用B5尺寸。
唯一例外的是“人才录”
等特殊东西用B6尺寸的封面。
4．工作规格化，任何人都可以轻易地完成它。
每个人在工作进行过程中，通常都会研究出自己的工作方法，使自己的工作进行得更为顺利、快速。
但是在工作完成后，特地研究出的新方法，往往弃而不用，实在非常可惜。
在海子的事务所里，完成任何一项新的工作所得到的方法，都必须做成档案资料存起来。
因此，即使是得自专家、百科全书的资料也需做成档案资料，方便查寻。
当初海子花了时间和精力做出工作程序，现在，秘书只要遵循着这份工作程序资料，就可以很快地完成工作。
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