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除了橡皮章，任何能将作业统一化，并积极导入规格化的工具，也能提高工作效率。
那些经常必须书写同样内容的文件，在文件印刷时即印上该文字、数字，就方便多了。
纵使要花些钱，还是划得来的。
文字处理机在这方面就很方便，使用单字储存功能将“×年×月×日”
等文字，一次储存起来，任何时候只要按个键就可以随时打出来。
甚至将问候卡上开头的文字、决定好的话语一次生成，并储存起来，也可以反复地使用，而不用每次都写了斟酌字句而浪费时间。
拜托人家是最难的事情，好不容易请个人，若无法托以重任，就失去了请托的本意。
如果能将工作规格化、单纯化，就不会这么麻烦了，以橡皮章为代表的作业规格化，在谋求增进工作效率的所谓“工作的窍门”
上，是很重要的一点。
2．资料不是贴在剪贴簿上就可以，必须以一定的规格复印后存档。
在现代的办公室中，复印机的使用非常普遍。
活页复印，在储存、整理大量的情报上非常方便，更可以大幅地减少时间和精神的支出。
事实上，谁都会复印资料，可是复印后的整理工作，似乎都没有做好。
纵使特意地将重要的情报影印，然而，如果处理工作没有效率，就毫无意义了。
例如，在报章杂志上发现有用的消息，虽然将它影印存档了，但是资料收集的工作却仍未完成，然而多数人都是就这样将它贴在剪贴簿，然后放入档案中。
影印，是为了方便情报的使用。
因此为了让影印的东西一取出即马上可以应用，在处理上就必须尽量简单。
贴在剪贴簿上，就无法添加、更换；放在袋中，则取用资料非常不便。
多数人一向都用活页纸复印，一张张地分类存档。
活页式资料档，任何时候取阅都很方便。
例如，想查关于企业收买问题，就从分类项目中调阅。
若是个牵扯到较多项目的问题——例如关于国际租税与企业收买问题，就查阅这两个部分。
此时，资料档若是一个项目一张，复印资料就非常简便，可是若贴在剪贴簿上，就不能这么做了。
复印用的活页纸尺寸统一是非常重要的，大小不统一的话，即使特意地分门别类，也非常难整理。
小刘收集资料一律用B5的纸张复印，虽然B5的纸张在复印内容少的资料时四边留白较多，似乎有点可惜，但是只要能活用情报资料，仍是值得的。
复印好的B5纸张经过打孔后，就是B5活页纸，只要标上项目就可以归档了。
为了统一使用B5纸复印，必须使用有缩小功能的复印机。
大部分的报导，经过复印机缩小后就可以纳入他的纸张中。
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