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期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。
注重倾听与理解、抱有同情心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。
接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与对方争辩。
上班时间打来的电话，几乎都与工作有关，所以，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍。
即使对方要找的人不在，切忌粗率答复“他不在”
即将电话挂断。
可以请对方留下电话号码，等被找的人回来，立即通知他给对方回电话。
接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。
对方查询本部门电话号码时，应迅即查找，不要说不知道。
电话交谈时，应将事项完整地交代清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。
为了防止听错电话内容，对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要地记录下来，如时间、地点、联系事宜、需要解决的问题等。
对容易混淆、难以分辨的词语要加倍注意，放慢速度，清晰地发音。
如果通话过程中，需要对方等待，接听者必须说“对不起，请您稍等一下”
，之后要说出让他等候的理由，以免因等候而着急。
再次接听电话时，必须向对方道歉：“对不起，让您久等了。”
如果让对方等待时间较长，接听人应该告知理由，并请他先挂掉电话，待处理完后，再拨电话过去。
不要在电话里“拿架子”
、“打官腔”
，不要让对方感到受到了轻视，无论对谁都应一视同仁，这样才能为自己赢得声誉。
打电话时，必须确认对方的电话号码。
如果不小心打错了，一定要道歉，然后仔细检查是哪个号码错了。
尽量不要使用简略语、专用语。
因为专用语仅限于行业内使用，不一定每一个人都知道。
有的人不以为然，得意洋洋地乱用简称、术语，这会给对方留下故意卖弄的印象。
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