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电话沟通要掌握的要点
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电话沟通,互不见面,语言是唯一的信息载体。
如果说“文如其人”
,那么,不妨也可以说“话如其人”
。
所以,掌握电话沟通时的要点是有必要的。
在日常工作和生活中,人们每天往往要通过接打电话办理事务、联络感情。
如何接打电话,是每一个人应该掌握的基本常识。
一个人不管是在单位还是在家里,从其在电话里讲话的方式方法,就可以基本上判断出其礼仪水准。
接打电话是一门艺术,主要是体现在语言的表述上。
为了艺术地接打电话,或者说礼貌地接打电话,我们要注意以下要点:
准备好通话内容。
大凡重要的电话,通话之前应做充分的准备。
这样既可以节约时间又可以抓住重点,条理分明。
如果是对方打来电话,首先应确认对方身份,了解对方来电的目的。
如自己无法处理,也应认真记录下来,还可以委婉地探求对方来电目的,这样可以不误事而且赢得对方的好感。
电话交谈中,要多用雅语、敬语、得体恰当的礼貌用语,彼此恭谨致意,会让双方都感到愉快。
一般由打电话的一方先提出结束谈话,致告别语。
对方如果是长辈、上级、外宾或女士,要请对方先放下电话筒。
如果来电话的人谈话太啰唆,总是聊些无关紧要的事情,你可以有礼貌地说:“对不起,我有些事情要去办,以后再谈好吗?”
或说:“我们改日再聊,行吗?”
在通话过程中,为了使对方知道自己一直在倾听,或表示理解与同意,应时不时地轻声说些“对”
、“好”
之类的短语。
对对方提出的问题应耐心倾听;让对方表示意见时,应让他能适度地畅所欲言,除非不得已,否则不要插嘴。
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