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有所准备，简明有序。
如果要谈的内容较多，可在纸上列出。
尤其是业务电话，内容涉及时间、数量、价格，有所记录是非常必要的。
电话三分钟原则。
在正常的情况下，一次打电话的全部时间，应当不超过3分钟。
除非有重要问题必须字斟句酌地反复解释、强调，一般在通话时都要有意识地简化内容，尽量简明扼要。
通话不超过3分钟的做法又称“打电话的3分钟原则”
，它是所有商务人员都要遵守的一项制度。
一般来讲，在打电话时要贯彻3分钟原则，主要的决定权在发话人手里，因为在通话时先拿起、先放下话筒的通常都是发话人。
在通话时，切忌没话找话、不谈正题、东拉西扯，更不要在电话里跟别人玩“捉迷藏”
，说什么“你猜猜我是谁”
、“你知道我在哪儿”
、“想知道我在干什么吗”
、“不想问一问还有谁跟我在一起吗”
等。
为了节省通话时间，不但通话时要长话短说，而且在拨电话时，也要少出或不出差错。
需要总机接转时，应主动告知分机号码，不要等人家询问。
若不知分机号码，则应提供受话人的部门和姓名。
若对此不清楚，则最好不要去麻烦话务员。
（3）接听电话的礼仪
及时、礼貌地接听电话。
电话铃响了，要及时去接，不要怠慢，更不可接了电话就说“请稍等”
，撂下电话半天不理人家。
如果确实很忙，可表示歉意，说：“对不起，请过10分钟再打过来，好吗？”
在正式的商务交往中，接电话时拿起话筒所讲的第一句话，也有一定的要求，常见的有三种形式。
第一种是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名，例如，“您好！
大地公司销售部刘洋。
请讲。”
第二种是以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。
它适用于一般场合，例如：“您好！
大地公司销售部。
请讲。”
或者：“您好！
办公室。
请讲。”
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